La vida empresarial tiene pasillos escondidos.
En ellos caminan las decisiones, las opiniones, los sentimientos, los puntos
de vista y hasta los rechazos que existen en la mente de los que laboran en una
organización.
Cada quién opina con base en su experiencia y su
preparación. Cada uno posee un punto de vista diferente.
Por eso considero al Recurso Humano (RH) como el más importante de una empresa.
Difiero con aquellos que opinan que todos los recursos empresariales son
importantes.
Y lo pienso así, porque es el RH el que dirige los destinos del
barco. Si no se cuenta con dinero, el RH apropiado encontrará la fuente de
financiamiento para salir de la barranca.
Y es que el RH construye los cimientos, los desarrolla y los llega a
dirigir a tal grado que solo él, el Recurso Humano, sabe si nos estamos alejando
de los objetivos trazados. Ni el terreno, ni las computadoras ni los equipos de
transporte de la organización toman la decisión para orientar la brújula
empresarial. Solo el recurso humano.
Pero por la complejidad de las acciones de una organización, y por la
complejidad de las diferentes personalidades y criterios que existen en todo
ser humano, es necesario que se lleve a cabo la determinación de los
instructivos organizacionales para que normen su actuar.
Por tal razón, los llamados coloquialmente "instructivos", pero
empresarialmente denominados MANUALES, son los documentos que dan vida a una
verdadera empresa, ya que desde mi opinión, aquella organización que no cuente
con ellos, no podrá ser sujeta de llamarse empresa para colocarse el vulgar
mote de "changarro".
Y dentro del tema de MANUALES, existen 3 que a mi juicio son los fundamentales
para la vida y obra de una organización.
Gracias a ellos ese artista llamado empresario podrá desarrollar sus
actividades sin problema alguno, sabedor de que cuenta con el respaldo
documental que forme la columna vertebral de su organización.
En primer término ubicaremos al manual de organización, el cuál es un
instrumento que viene a normar y precisar las funciones del personal que
conforman la estructura organizativa, identificando sus responsabilidades y
logrando mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre
puestos y estructura, algo que en la actualidad muchas empresas familiares no
realizan. Se coloca al dueño de la empresa a la cabeza y los demás empleados debajo de él. Sin forma y sin fondo, cayendo con esto en un grave error
Por ello, y con el fin de que el mencionado documento sea realmente un instrumento
operativo, se deben de incluir una serie de indicaciones de carácter práctico,
para orientar y ordenar los trabajos de elaboración y/o actualización de los
mismos documentos, lo cual pretende sean el resultado del estudio y análisis de
la estructura funcional vigente, para realizar los cambios adecuados a las
necesidades de cada institución en completa concordancia con la realidad
empresarial y del mercado.
Así pues, dentro de este manual podemos encontrar a su organigrama, la
misión y visión de la empresa, la descripción y análisis de puestos, los
objetivos, su marco jurídico, los diagramas de flujos, el manual de
procedimientos, el manual de inducción, el manual de políticas, así como
aquellos apartados propios de la organización de la que se trate.
Por lo anterior, considero que el Manual de Organización debe de servir
como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgánica,
funcional y real, así como los tramos de control, las áreas de responsabilidad y los
canales de comunicación que permitan una correcta operatividad de la
institución.
Con esto cubierto, cada empleado no podrá poner en la mesa su criterio en
las cadenas de mando, ya que todo ello y muchas cosas más ya se encuentran
documentados y normados.
En segundo término se encuentra el Manual de Políticas, el cual representa
un recurso técnico para poder ayudar a la orientación y marcar los
rumbos del personal. Así mismo, también es de vital ayuda a declarar líneas de
acción para proporcionar soluciones rápidas a los malos
entendimientos que pudiesen existir en el desarrollo de las actividades empresariales
y a enseñar cómo puede contribuir el empleado al logro de los
objetivos del organismo.
Esto es de suma relevancia debido a que las políticas escritas y bien
delimitadas para cada departamento de la empresa establecen líneas de guía,
pero lo más importante, determinan un marco dentro del cual
el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y
objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones
del organismo social sin que afecten a la propia organización.
Por último, encontramos al Manual de Procedimientos, el cual tiene como
principal objetivo el uniformar y ejercer un completo control en el
cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria En este manual se describen las actividades que integran cada proceso que realiza la organización.
Esto trae como resultado el simplificar la responsabilidad por fallas o
errores. Por otro lado, facilita las labores de auditoría; la evaluación
del control interno y su vigilancia.
Pero lo más importante, el Manual de Procedimientos permite que tanto los
empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se está realizando
adecuadamente; a la par de reducir los costos al aumentar la
eficiencia general.
Con este Manual, las actividades que se realizan en toda la organización se
encuentran normadas en cuanto a procesos se refieren, coordinando a todas las
actividades que formen parte de un mismo proceso, jerarquizándolas y
secuenciándolas para que las fallas sean eliminadas y con ello, alcanzar la
máxima eficiencia. Todo ello basado en estudios de tiempos y movimientos.
Además, no hay que olvidar que este manual permite que cada departamento
conozca cada tarea que forma parte de su responsabilidad; la manera en la que
habrá de realizarla, los tiempos que conlleva la realización de dichas tareas y
el conocer al responsable de cada una de ellas.
Por estas razones, los manuales aquí descritos son trascendentales para la
vida de una organización y su camino al éxito.
Soy de la idea de que solo siguiendo las
instrucciones se logra alcanzar la meta trazada. Y a ello se deben de enfocar las
organizaciones. Porque sin instructivos bien definidos, las empresas no
lograrán armar el avión a escala y así, poder volar hacia la cima del
triunfo.
0 comments:
Publicar un comentario